Gestão de documentos correntes

organizacao_de_arquivos_sao_vicente_contabilidadeGESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas. Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestão de documentos correntes. Nas administrações pública e privada, as unidades responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações etc.

Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes – São várias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usuário:

  • Inspeção: proceder à leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
  • Análise: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. Caso não se trate de um documento já classificado pelo serviço de protocolo, a classificação ocorrerá nesta etapa.
  • Ordenação: dispor os documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores;
  • Arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida. Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um documento impossibilitará a sua localização.
  • Empréstimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para empréstimo, fornecimento de informações ou para realização de uma juntada, aconselha-se a utilização de guia-fora em substituição do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado.

 hilmasMétodos de Arquivamento – A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o  documento é mais frequentemente consultado. Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são os seguintes:

  • Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome;
  • Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado e país);
  • Numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento;
  • Ideográfico: quando o elemento principal para  recuperação da informação for dicionária ou enciclopédica, decimal ou assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade duplex).